Approvisionnement stratégique

Quels sont les critères appliqués pour la sélection des fournisseurs ?

Nous appliquons différents ensembles de critères pondérés pour sélectionner nos fournisseurs. Outre les qualifications commerciales et techniques, nous évaluons également l'innovation, la RSE et les risques, entre autres.

Processus non SAP Ariba

Bon de commande et livraison

Vous avez reçu un courriel avec un lien Web pour accepter notre bon de commande ? Que faut-il faire ?

Nous vous demandons de confirmer les conditions du bon de commande par le biais du lien reçu.

Quelles sont les conditions de paiement applicables ?

Les conditions de paiement indiquées sur le bon de commande.

Comment contacter le service Achats de Solvay ?

Contactez-nous en utilisant le formulaire web.
Remarque : la correspondance par courrier électronique ne sera possible qu'une fois le formulaire web soumis.

En tant que fournisseur de Solvay, comment puis-je signaler une cyberattaque ?

Signalez-la à ITCERT@solvay.com 

J'ai reçu un bon de commande de Solvay (pas via ARIBA) avec un lien pour confirmer les conditions. Dois-je confirmer tous les éléments en même temps ?

Oui. Lorsque vous accusez réception du bon de commande, vous confirmez toutes les conditions et tous les articles du bon de commande. Lorsque vous expédiez un article, vous acceptez également tous les autres articles.

Je dois accuser réception de mon bon de commande dans les 10 jours ouvrables. Cependant, que dois-je faire si je ne suis pas sûr de pouvoir fournir les quantités aux dates de livraison mentionnées sur la commande ?

Fournissez votre meilleure estimation. Si, à un stade ultérieur, vous devez soumettre un ajustement, vous devez soumettre un ticket en utilisant le formulaire web, pour rouvrir le poste de commande particulier et fournir la nouvelle date et/ou quantité. Toutes les autres conditions et pièces jointes sont considérées comme acceptées sur la base de la confirmation précédente.

Facture et paiement

À qui la facture doit-elle être envoyée ?

Consultez notre page Suivi de vos factures.

PS : chaque facture doit faire référence à un seul bon de commande.

Comment puis-je contacter le service des comptes créditeurs de Solvay ?

Contactez-nous en utilisant le formulaire web.

Note : la correspondance par courriel ne sera possible qu'une fois le formulaire web soumis.

Processus SAP Ariba

Informations générales et habilitation des fournisseurs

Qu'est-ce que la plateforme SAP Ariba ?

SAP Ariba est une plateforme en ligne qui vous permet de recevoir et d'accuser réception de bons de commande électroniques, de soumettre des factures électroniques et de suivre le statut de ces documents.

Dois-je installer du matériel ou des logiciels supplémentaires ?

Non, l'utilisation d'Ariba Network est basée sur le web. Par conséquent, tout ce dont vous avez besoin pour accéder à la plateforme SAP Ariba est un navigateur et un accès à Internet.

Le réseau Ariba Network est-il sécurisé ?

Ariba Network utilise le protocole HTTPS (Secure Hypertex Transfer Protocol) pour toutes les communications entre les applications d'approvisionnement, les fournisseurs et Ariba Network.  En outre, les comptes sur Ariba Network sont protégés par un mot de passe. 

Quels sont les avantages pour moi en tant que fournisseur ?

Vous aurez une visibilité en temps réel de vos documents, moins d'erreurs lors du traitement de ces documents, une livraison sécurisée et garantie des factures, un temps de traitement plus rapide des factures et donc un processus de paiement plus rapide.

Y a-t-il un impact sur mes conditions de paiement ?

Non, aucun impact sur les conditions de paiement négociées avec Solvay.

Dois-je payer pour utiliser la plateforme ?

Non, l'utilisation de la plateforme est GRATUITE pour les fournisseurs de Solvay.

S'agit-il d'une approche mondiale ? Si c'est le cas, aurai-je besoin d'un compte Ariba distinct pour chaque pays ?

Oui, l'initiative est mondiale mais le déploiement se fait par pays. Vous pouvez utiliser des comptes séparés ou un compte global, c'est votre choix.

Comment puis-je commencer ? Quand, en tant que fournisseur de Solvay ou nouveau fournisseur, vais-je utiliser la plateforme SAP Ariba ?

Solvay a commencé l'onboarding en 2019 et organise le déploiement des fournisseurs par vague. Les fournisseurs actuels et nouveaux seront contactés personnellement et recevront une lettre d'invitation. 

Toutes les filiales de mon Groupe n'ont pas reçu l'invitation à rejoindre Ariba Network. Peuvent-elles le faire ?

Nous faisons de notre mieux pour intégrer toutes les sociétés de votre Groupe. Actuellement, notre couverture géographique est limitée à l'Allemagne, la Belgique, la Finlande, la France, la Grande-Bretagne, les Pays-Bas, l'Espagne, les États-Unis et le Canada.

Je possède déjà un compte Ariba Network, que dois-je faire ?

Lorsque Solvay vous invite à rejoindre l'Ariba Network pour échanger des bons de commande et des factures, vous pouvez choisir l'une des options suivantes :

  • Inscrivez-vous en tant que nouvel utilisateur et choisissez un nouveau mot de passe en créant un nouveau compte Ariba Network.
  • Connectez-vous avec votre utilisateur et votre mot de passe existants en vous connectant à Solvay via votre compte déjà existant.
Est-il possible pour plusieurs utilisateurs de mon entreprise de se connecter au réseau SAP Ariba ?

Oui, c'est possible. Vous devez configurer un compte pour un administrateur. L'administrateur pourra alors créer jusqu'à 250 utilisateurs et leur accorder des autorisations spécifiques.

Solvay m'a invité à ouvrir un compte Standard, mais je souhaite avoir un compte Entreprise. Que dois-je faire ?

Consultez notre section sur la gestion des comptes dans Ariba Network sur notre page SAP ARIBA @Solvay - gérer un compte.

Je souhaite avoir un compte intégré (connexion système à système) via le réseau Ariba avec Solvay, que dois-je faire ?

Contactez votre principal contact commercial Solvay pour savoir si cette option est applicable dans votre cas.

Comment les fournisseurs peuvent-ils obtenir un compte sur le réseau SAP Ariba ?

Pour la plupart des fournisseurs, le premier nouveau bon de commande envoyé via la plateforme Ariba déclenchera le processus et contiendra un lien indiquant comment créer un nouveau compte ou se connecter à l'aide d'un compte existant pour établir une relation commerciale avec Solvay sur le réseau Ariba. 

Comment modifier l'adresse électronique pour les bons de commande ?

L'administrateur du compte devra suivre les étapes ci-dessous. 

  • Connectez-vous au compte de l'administrateur
  • Cliquez sur le bouton portant vos initiales dans le coin supérieur droit pour accéder au menu déroulant.
  • Sélectionnez Paramètres, puis Acheminement électronique des commandes
  • Modifiez l'adresse électronique sous Nouvelles commandes
  • Cliquez sur Enregistrer

 

Où puis-je trouver mon numéro d'identification Ariba Network ID (ANID) ?

Vous pouvez trouver le numéro ANID de votre compte en cliquant sur le bouton avec vos initiales dans le coin supérieur droit.

Comment puis-je trouver/contacter mon administrateur de compte Ariba ?

Cliquez sur le bouton portant vos initiales dans le coin supérieur droit et sélectionnez Contacter l'administrateur..

Comment transférer le rôle d'administrateur du compte à un autre utilisateur ?

Si vous quittez votre entreprise ou si vous changez de poste, vous devez transférer la propriété du compte SAP Ariba en choisissant un nouvel administrateur. 

1. En haut du tableau de bord d'accueil, choisissez l'icône Paramètres du compte > Paramètres > Utilisateurs.

2. Cliquez sur l'onglet Gérer les utilisateurs et cochez la case de l'utilisateur qui sera le nouvel administrateur.

3. Cliquez sur Faire de l'administrateur sous Actions.

4. Ariba affiche la page Attribuer un rôle. Choisissez un nouveau rôle pour votre compte et cliquez sur Attribuer.

5. Ariba affiche un message d'avertissement qui indique le nom du nouvel administrateur de compte.  Cliquez sur OK pour transférer le rôle d'administrateur de compte.

Ariba vous déconnecte de votre compte et envoie une notification par e-mail au nouvel administrateur du compte, l'avertissant qu'il a désormais le rôle d'administrateur.

Comment modifier ou mettre à jour mon adresse électronique ou mon nom d'utilisateur ?

Pour mettre à jour l'adresse électronique, le nom d'utilisateur, les informations de contact, la langue préférée, le fuseau horaire ou la devise de votre compte :

1. Cliquez sur l'icône Paramètres du compte > Mon compte en haut à droite.

2. Modifiez les champs si nécessaire.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous mettez à jour votre adresse électronique, veillez à cliquer sur le lien figurant dans l'e-mail de confirmation envoyé à la nouvelle adresse électronique.  Les noms d'utilisateur sont uniques et ne peuvent pas être utilisés plusieurs fois.  Ils doivent également être formatés comme un e-mail, mais ne doivent pas nécessairement être une adresse valide. Par exemple, si votre nom d'utilisateur test@ariba.com n'a pas été accepté, essayez test1@ariba.com.

Comment puis-je consulter mes relations commerciales ?

Pour visualiser vos relations commerciales, suivez les instructions suivantes :

1. Cliquez sur l'icône Paramètres du compte > Paramètres > Relations avec les clients

2. Affichez vos relations en attente, actuelles et rejetées sous chaque rubrique correspondante.

Si vous ne voyez pas les relations clients sous l'icône Paramètres du compte > Paramètres, cela peut être lié à l'une des causes suivantes : 1) Votre compte n'est pas encore lié à un client ; ou 2) Vous êtes un sous-utilisateur du compte Ariba de votre entreprise.  Si c'est le cas, l'administrateur devra vous donner les droits d'administration des clients et des relations avec les clients.  Cela vous donnera la possibilité de visualiser et de gérer les relations avec les clients.

Bon de commande et livraison

Recevrai-je tous mes futurs bons de commande via Ariba Network ?

Une fois que vous aurez reçu votre première commande via Ariba, vous recevrez toutes vos commandes futures de la même manière.

Comment créer une confirmation de commande ?

Pour trouver des instructions sur la façon de soumettre une confirmation de commande, veuillez suivre ce lien.

Pourquoi mon bon de commande est-il considéré comme obsolète ?

Le bon de commande a été mis à jour. Le fournisseur doit confirmer l'ordre de modification et utiliser cette version la plus récente pour soumettre toute(s) facture(s).

Existe-t-il une limite pour les fournisseurs lorsqu'ils essaient de confirmer la quantité ou le prix ?

Ariba a été configuré avec une règle de gestion qui ne permet pas aux fournisseurs de confirmer une quantité ou un prix dans certains cas (quantité commandée/prix). Si c'est le cas, vous recevez une erreur indiquant que la quantité/le prix dépasse la limite de tolérance spécifiée par Solvay. Veuillez plutôt remplir un formulaire web.

SAP Ariba prendra-t-il en charge les commandes en valeur / commandes globales pour lesquelles le montant visible est de 1 €, même si le dépassement est beaucoup plus élevé ?

Si la commande est attribuée avec l'option "Imprimer le prix", le montant maximal sera visible pour le fournisseur, mais ce dernier peut enregistrer une facture jusqu'au montant maximal dans Ariba. 

Si la commande est attribuée avec la fonction "Imprimer le prix désactivé", le montant maximal ne sera pas visible pour le fournisseur (avec la fonction "Masquer le prix"), mais le fournisseur peut enregistrer une facture jusqu'au montant maximal dans Ariba.

Facture et paiement

Une fois que vous êtes connecté à SAP Ariba, existe-t-il un autre moyen de soumettre des factures ?

Non, vous devez utiliser le réseau Ariba Network.

J'ai soumis une facture via Ariba avec une date de facture incorrecte et, par conséquent, ma date de paiement est déjà due. Comment corriger cette erreur ?

Lorsque vous créez votre facture sur Ariba, vous devez vous assurer que vous avez défini la date correcte de la facture (si ce n'est pas la date du jour) afin d'être payé à la date d'échéance souhaitée.
Si ce n'était pas le cas, veuillez nous contacter via ce formulaire web en indiquant la date correcte de la facture en question et joignez la facture correcte au formulaire.

Lorsque je crée la facture dans SAP Ariba, est-elle également enregistrée dans mon propre système comptable ?

Non, elle n'est pas enregistrée dans le système comptable du fournisseur.

Comment puis-je créer une facture avec un numéro de TVA différent de celui qui figure sur mon compte Ariba ?

Si vous souhaitez créer une facture avec un numéro de TVA différent, vous devez l'insérer manuellement au cours du processus de création de la facture.

Lors de la facturation, pourquoi est-ce que je reçois une erreur indiquant "aucun taux de taxe" ?

Même si aucune taxe n'est facturée, entrez "0" dans le champ "Taux %".

Solvay a activé une règle de transaction qui exige que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) figure sur toutes les factures. Pour résoudre cette erreur, vous devez ajouter la TVA à votre facture en suivant les étapes ci-dessous :

  • Sur la page Créer une facture, cochez la case située à gauche de l'élément de ligne.
  • En bas, cliquez sur Actions du poste > Taxe.
  • Dans la section Taxe qui s'affiche, sélectionnez la TVA comme catégorie.
  • Saisissez les informations relatives à la TVA.
Pourquoi Ariba Network n'accepte-t-il pas mon numéro de facture ?

Si le numéro de facture a déjà été utilisé et rejeté ou soumis à un crédit, un "1" ou un "A" doit être saisi après la facture pour créer un nouveau numéro unique.

Comment saisir une facture avec des frais d'expédition ?

Vous pouvez ajouter des frais d'expédition à votre facture de plusieurs façons. Les informations suivantes décrivent le processus et les instructions pour chaque méthode :

Pour ajouter des frais d'expédition à une facture au niveau de l'en-tête :

Cliquez sur Ajouter à l'en-tête, puis sélectionnez Frais d'expédition.

  • Saisissez le montant et la date d'expédition appropriés.
  • Cliquez sur Mettre à jour pour appliquer les frais d'expédition au montant total de la facture.

Pour ajouter des frais d'expédition de niveau ligne à une facture :

  • Cliquez sur la case d'option située à côté de Line level shipping.
  • Faites défiler jusqu'à la section des articles de ligne.
  • Saisissez le montant et la date d'expédition pour chaque ligne applicable.
  • Cliquez sur Mettre à jour pour appliquer les frais d'expédition au montant total de la facture.
Qu'est-ce que "l'identifiant commercial" ?

Il s'agit du numéro d'inscription du fournisseur au Registre du Commerce et des Sociétés et de la ville où le fournisseur est inscrit, par exemple, SIRET : 451 684 559 00011-Inscrit au Registre du Commerce de Versailles sous le numéro B 451 684 559. Ce champ est utilisé sur les factures.

Message lors de la création de la facture "les lignes de service de main-d'œuvre ne sont pas acceptées par Solvay"

Il ne s'agit pas d'une erreur mais d'un message d'avertissement pour informer le fournisseur que Solvay n'accepte pas les lignes de service de main-d'œuvre. Veuillez poursuivre la création de la facture, car Ariba vous permettra de finaliser la création de la facture.

Message lors de la création d'une facture "Aucune coordonnée bancaire trouvée. Le groupe Solvay l'exige pour toutes les factures"

Les coordonnées bancaires doivent être insérées dans votre profil Ariba. Ainsi, vous n'aurez pas à les insérer manuellement chaque fois que vous créez une facture, car Ariba remplira le champ automatiquement.  

Vous pouvez les trouver sous :

  • Profil de l'entreprise
  • Entreprise (2)
  • Informations bancaires
Comment les fournisseurs peuvent-ils être informés de l'échec d'une facture ?
  • Connectez-vous à votre compte Ariba.
  • Cliquez sur le bouton avec vos initiales dans le coin supérieur droit pour accéder au menu déroulant.
  • Sélectionnez Paramètres, puis Acheminement des factures électroniques.
  • Cochez la case notification et saisissez la ou les adresses électroniques séparées par une virgule.
J'ai reçu un message d'erreur de facturation. Comment puis-je le résoudre ?

Le lien Que signifie ce message d'erreur ? fournit une liste des messages d'erreur possibles produits par l'Ariba Network pour les factures et leurs résolutions. Ces messages sont générés si le traitement des factures détecte des erreurs lorsque les fournisseurs soumettent des factures par le biais d'un canal quelconque (en ligne, cXML, EDI ou CSV).

SAP Ariba prendra-t-il désormais en charge les commandes globales et les commandes en valeur ?

Oui, c'est le cas.

  • Si la commande est attribuée avec la fonction " Imprimer le prix ", le montant maximal sera visible pour le fournisseur, mais ce dernier pourra envoyer une facture jusqu'au montant maximal dans Ariba. 
  • Si l'ordre d'achat est attribué avec l'option "Imprimer le prix désactivé", le montant maximal ne sera pas visible pour le fournisseur (avec la fonctionnalité "Masquer le prix"), mais le fournisseur peut enregistrer une facture jusqu'au montant maximal dans Ariba. 
Pourquoi la mention "Copie de la facture" apparaît-elle sur le PDF ?

La raison pour laquelle le PDF porte la mention "Copie de la facture" est que le document cXML est la facture légale officielle.